Personenbezogene Daten einfach erklärt – Beispiele und Pflichten für Unternehmen

Personenbezogene Daten einfach erklärt – Beispiele und Pflichten für Unternehmen

Datenschutz spielt für Unternehmen eine immer wichtigere Rolle. Spätestens seit der Einführung der DSGVO stehen personenbezogene Daten verstärkt im Fokus.

Doch welche Informationen gelten überhaupt als personenbezogene Daten? Und welche Verpflichtungen ergeben sich daraus für Unternehmen?

Diese Fragen sind entscheidend, da Verstöße gegen Datenschutzvorgaben erhebliche rechtliche und finanzielle Folgen haben können.

Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Eine Person muss dabei nicht unmittelbar namentlich genannt werden. Es reicht bereits aus, wenn eine Identifizierung direkt oder indirekt möglich ist.

Die Definition umfasst daher deutlich mehr Daten, als viele Unternehmen vermuten.

Beispiele für personenbezogene Daten

Zu den häufigsten personenbezogenen Daten gehören:

• Vor- und Nachname

• Anschrift

• Telefonnummer

• E-Mail-Adresse

• Geburtsdatum

• Kundennummer

• Personalnummer

• Bankverbindung

• Fahrzeugidentifikationsnummer (VIN)

• IP-Adresse

• Standortdaten

• Gesundheitsdaten

• Fotos und Videoaufnahmen

Bereits die Kombination mehrerer Informationen kann ausreichen, um eine Person identifizieren zu können.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Die DSGVO definiert zusätzlich besonders schützenswerte Daten.

Dazu gehören unter anderem:

• Gesundheitsdaten

• biometrische Daten

• genetische Daten

• religiöse Überzeugungen

• politische Meinungen

• Gewerkschaftszugehörigkeit

• Daten zur sexuellen Orientierung

Für diese Informationen gelten besonders hohe Datenschutzanforderungen.

Welche Pflichten haben Unternehmen?

Sobald Unternehmen personenbezogene Daten verarbeiten, ergeben sich verschiedene Verpflichtungen.

Dazu gehören insbesondere:

Transparenz

Betroffene Personen müssen darüber informiert werden, welche Daten verarbeitet werden.

Datensicherheit

Unternehmen müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten treffen.

Datenminimierung

Es sollten nur die Daten verarbeitet werden, die tatsächlich benötigt werden.

Löschung und Aufbewahrung

Personenbezogene Daten dürfen nicht länger gespeichert werden als erforderlich.

Wann sollten Dokumente anonymisiert werden?

In vielen Fällen müssen personenbezogene Daten vor einer Weitergabe entfernt oder anonymisiert werden.

Dies betrifft beispielsweise:

• Verträge

• Rechnungen

• Personalakten

• Notarunterlagen

• Schulungsunterlagen

• Präsentationen

• KI-Trainingsdaten

Eine sichere Dokumentenanonymisierung hilft Unternehmen dabei, Datenschutzrisiken erheblich zu reduzieren.

Warum Unternehmen häufig Daten übersehen

Viele Unternehmen denken bei personenbezogenen Daten ausschließlich an Namen oder Adressen.

In der Praxis können jedoch bereits folgende Informationen personenbezogen sein:

• interne Referenznummern

• Kundennummern

• Kennzeichen

• Kombination mehrerer Datenfelder

• Metadaten innerhalb von Dokumenten

Dadurch entstehen häufig unbeabsichtigte Datenschutzrisiken.

Fazit

Personenbezogene Daten umfassen deutlich mehr Informationen als viele Unternehmen vermuten.

Unternehmen sollten genau prüfen, welche Daten verarbeitet werden und welche Schutzmaßnahmen erforderlich sind.

Insbesondere bei der Weitergabe von Dokumenten spielt die sichere Anonymisierung personenbezogener Daten eine entscheidende Rolle, um Datenschutzrisiken zu minimieren und die Anforderungen der DSGVO einzuhalten.