Dokumentation

1. Wie funktioniert Optemus?

Optemus verarbeitet jedes Dokument in vier Schritten:

1. Dokumente hinzufügen — PDFs oder Bilddateien per Drag & Drop, auch ganze Fallakten mitmehreren Dokumenten auf einmal.

2. Regeln festlegen — Optemus schlägt automatisch Namen, Adressen, IBANs und weitere sensibleDaten vor; Sie prüfen, ergänzen oder verwerfen jeden Vorschlag. Für jeden Treffer legen Sie fest:schwärzen (entfernen) oder pseudonymisieren (durch ein Ersatzwort austauschen).

3. Vorschau — Sie sehen jede Seite mit den geplanten Schwärzungen/ Pseudonymen, bevorirgendetwas verändert wird.

4. Speichern — Zielordner wählen, fertig. Auf Wunsch mit Prüfbericht.

Im Hintergrund arbeitet Optemus bildbasiert: Jede Seite wird neu zusammengesetzt, sensible Stellenwerden dabei echt überschrieben statt nur überdeckt — schwarz beim Schwärzen, mit lesbaremPseudonym-Text beim Pseudonymisieren. Der unveränderte Rest bleibt als unsichtbare, durchsuchbareTextebene erhalten, damit die Ausgabe weiterhin maschinenlesbar ist.

2. Welche Dateiformate werden unterstützt?

• PDF, nativ (digital erzeugt) oder gescannt (reine Bildseiten) — auch gemischt innerhalb desselbenDokuments, Seite für Seite automatisch richtig erkannt.

• Bilddateien JPG und PNG — werden intern in eine einseitige PDF gewickelt und wie ein Scanbehandelt.

• Dokumente mit 120+ Seiten sind kein Problem.

• Die Ausgabe ist immer eine PDF mit durchsuchbarer, pseudonymisierter Textebene — unabhängigvom Eingabeformat.

• Stapelverarbeitung: beliebig viele Dokumente lassen sich mit einem gemeinsamen Regelsatz ineinem Durchlauf verarbeiten.
  
  

3. Wie läuft die lokale Verarbeitung ab?

Rendern, Texterkennung, Erkennung sensibler Daten, Schwärzen und Speichern laufen als eindurchgehender, lokaler Vorgang auf Ihrem Rechner — ohne dass zu irgendeinem Zeitpunkt eineNetzwerkverbindung nötig wäre oder aufgebaut wird (siehe Punkt 4). Das gilt unabhängig davon, ob eineSeite normal digital oder als Scan vorliegt: Optemus behandelt beide Fälle automatisch richtig, ohne dassSie eingreifen müssen.

4. Welche Daten verlassen den Rechner?

Keine Dokumentinhalte, niemals. Die einzige Netzwerkverbindung, die Optemus aufbaut, ist dieLizenzprüfung. Dabei werden ausschließlich folgende Angaben übertragen:

• eine, gehashte Geräte-Kennung (aus einer Hardware-ID Ihres Rechners wird per SHA-256 ein Hashgebildet — die rohe Hardware-ID selbst verlässt den Rechner nicht),

• der Lizenzschlüsseine,

• Programmname und Versionsnummer

• der Aufrufkontext (Programmstart oder Aktivierung).

Diese Anfrage hat ein Zeitlimit von 6 Sekunden. Ist der Server nicht erreichbar, arbeitet Optemus mit demzuletzt bestätigten Lizenzstatus weiter, bis das gespeicherte Ablaufdatum erreicht ist — die Arbeit mitder Software wird durch fehlendes Internet nicht unterbrochen. Ohne aktivierten Schlüssel läuft einedreitägige Testphase vollständig offline.

Die Texterkennung (OCR) läuft nachweislich lokal im Programm selbst mit mitgelieferten Sprachdaten —es wird kein externer OCR- oder KI-Dienst aufgerufen. Über die Lizenzprüfung hinaus enthält Optemuskeinen weiteren Netzwerkcode.

5. Wie funktioniert die Texterkennung (OCR)?

Für Seiten ohne Textebene — gescannte Dokumente und Bilddateien — erkennt Optemus den Text miteiner integrierten, vollständig offline arbeitenden OCR-Engine (Deutsch und Englisch, inklusive Umlautenund Sonderzeichen). Die benötigten Sprachdaten sind Teil der Installation; es wird nichts nachgeladen.

Erkannter Text fließt anschließend in denselben Erkennungs- und Schwärzungsvorgang wie bei normalenPDF-Seiten — das funktioniert bei Scans genauso zuverlässig wie bei digital erzeugten Dokumenten.Enthält ein Dokument gemischte Seiten (manche nativ, manche gescannt), wird jede Seite automatischrichtig behandelt.

Im internen Benchmark erreicht die Erkennung bei sauberen Scans (200–300 dpi) 100 % der geprüftenFälle, bei schlechten Scans (150 dpi, verrauscht, leicht schief) noch 99,1 %.

6. Wie wird pseudonymisiert?

Schwärzen entfernt eine Information vollständig — sie ist danach nicht mehr rekonstruierbar. Pseudonymisieren ersetzt sie durch ein Alternativwort, z. B. „Michael Brandt" durch „Person Alpha".

Der entscheidende Unterschied zu einfachen Suchen-und-Ersetzen-Werkzeugen: Optemus verwendetfür dieselbe Original-Bezeichnung immer dasselbe Pseudonym über das gesamte Dokument und über alle Dokumente eines Stapels bzw. einer Fallakte hinweg. Zusammenhänge zwischen Dokumentenbleiben dadurch lesbar, ohne dass echte Namen preisgegeben werden. Ein Regelsatz lässt sich alsProjekt speichern und für spätere Dokumente desselben Falls wiederverwenden.

Die automatische Erkennung deckt zwölf Datenarten ab: Personennamen, Firmen, Adressen,Datumsangaben, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBANs, Aktenzeichen, Kfz-Kennzeichen, USt-IdNr.,Steuernummern und Handelsregisternummern — auch mehrfache Erwähnungen derselben Person imDokumentverlauf werden zuverlässig erfasst. Die Erkennung arbeitet mit lokalen Heuristiken, es werdenkeine Cloud-KI-Dienste aufgerufen. Alle Vorschläge werden vor der Verarbeitung angezeigt; die Kontrolle,was tatsächlich geschwärzt oder pseudonymisiert wird, liegt immer bei Ihnen.

7. Welche Datenschutzmaßnahmen gibt es?

• Echtes Schwärzen statt Überdecken. Viele PDF-Tools legen nur einen schwarzen Balken überden Text — der Originaltext bleibt im Dokument erhalten und lässt sich markieren, kopieren oder durch Entfernen der Ebene wieder sichtbar machen. Optemus überschreibt stattdessen dieBildpixel an der Trefferstelle physisch.

• Auch die unsichtbare Textebene bekommt keinen Klartext. Für geschwärzte Treffer wird nichtder Originaltext, sondern nur eine neutrale Kennzeichnung in die durchsuchbare Ebene derAusgabedatei geschrieben. Der eigentliche Inhalt ist damit weder sichtbar noch in der Ausgabedatei selbst auffindbar.

• Bildbasierte Ausgabe. Jede Seite wird als Bild neu zusammengesetzt, Layout, Stempel und Optikdes Originals bleiben erhalten — eine Rekonstruktion der Originaldaten aus der Ausgabedatei istausgeschlossen.

• Manuelle Nachschärfung möglich. Zusätzlich zu den automatischen Vorschlägen lassen sichBereiche manuell markieren — für Fälle, die die Erkennung nicht abdeckt (Stempel, Unterschriften,Firmenlogos). Auch hier gilt: im Zweifel wird lieber zu viel entfernt als eine Angabe versehentlichstehen gelassen.

• Keine Cloud-Verarbeitung. Rendern, Texterkennung, Erkennung sensibler Daten, Schwärzen undSpeichern laufen vollständig lokal.

• Prüfbericht (Audit-Trail). Auf Wunsch dokumentiert ein Bericht alle angewendeten Regeln undTrefferzahlen je Dokument — nachvollziehbar für Mandanten, Gerichte undDatenschutzbeauftragte.

• Assistenz statt Blackbox. Die automatische Erkennung schlägt vor, sie entscheidet nicht selbst.Jeder Vorschlag wird vor der Verarbeitung zur Prüfung angezeigt.
  
  

8. Gibt es eine API oder Automatisierungsmöglichkeiten?

Aktuell bietet Optemus keine öffentlich ansprechbare Programmierschnittstelle (API) und keinKommandozeilen-Modus zur Fernsteuerung von außen — die Software ist als Desktop-Anwendung fürden direkten Einsatz am Arbeitsplatz konzipiert.

Automatisierung innerhalb der App ist trotzdem eingebaut:

• Stapelverarbeitung: beliebig viele Dokumente werden mit einem gemeinsamen Regelsatz in einemArbeitsgang verarbeitet.

• Wiederverwendbare Regelsätze: Ein einmal erstelltes Projekt (Fallakte) lässt sich speichern undfür neue, hinzukommende Dokumente desselben Falls erneut anwenden — ohne Namen undPseudonyme erneut zuzuordnen.

• KI-taugliche Ausgabe: Die pseudonymisierten PDFs sind maschinenlesbar und durchsuchbar,lassen sich also gefahrlos in nachgelagerte KI-gestützte Workflows einspeisen, ohne echtePersonendaten preiszugeben.